Che cos’è la conservazione elettronica dei documenti fiscali

La conservazione digitale e sostitutiva dei documenti fiscali sono dei procedimenti differenti, rispetto a quanto si potrebbe pensare comunemente. La finalità dell’archiviazione digitale documenti consiste nel conservare tutti i documenti fiscali rispettando le normative del CAD, mentre la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali consiste nel dematerializzare tutti i documenti in formato cartaceo.
Per archiviazione digitale si intende archiviazione di tutti i documenti già creati in un formato digitale, solitamente caratterizzati dal sigillo elettronico o da una firma.
Vi sono quindi delle differenze tra la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e l’archiviazione digitale.
La conservazione sostitutiva è un procedimento opzionale se i documenti sono cartacei. A prescindere dalla tipologia di procedimento che si svolge, vi sono delle caratteristiche da rispettare: affidabilità, autenticità, integrità, reperibilità e leggibilità.

Come fare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

La conservazione sostitutiva dei propri documenti fiscali prevede determinati requisiti dei documenti cartacei, quali: integrità, immodificabilità, leggibilità ed autenticità.
Nello specifico, il processo in questione deve rispettare delle norme correlate alla contabilità e alla sua tenuta corretta, oltre alle regole tecniche, CAD e codice civile.
Una volta rispettate queste normative, sarà possibile applicare delle funzioni di estrazione delle informazioni e di ricerca provenienti dagli archivi digitali. Si cercheranno informazioni relative alla denominazione, nome e cognome, partita IVA, codice fiscale e ulteriori informazioni necessarie.
Questa conservazione sostitutiva presenta una scadenza specifica da rispettare, che va fino ai 3 mesi: questi vengono contati a partire dalla dichiarazione annuale dei redditi effettuata.
La procedura operativa invece viene effettuata da individui terzi accreditati, noti anche come i conservatori: questi hanno il compito di far rispettare tutte le normative fiscali e del CAD. In alternativa, è anche possibile gestire in maniera interna il procedimento di conservazione sostitutiva, ma per farlo sono necessari iter complessi e delle competenze elevate. Infatti, questo procedimento non è corretto se si conservano semplicemente i propri documenti all’interno di un dispositivo personale: sono necessarie delle figure esperte nel settore e il rispetto di varie regole. Pertanto se non si hanno queste conoscenze in materia e non si conoscono tutte le leggi correlate all’archiviazione sostitutiva, non è possibile procedere.

Come si conservano i documenti

Così come vi sono delle normative rigide e determinate da rispettare per l’archiviazione sostitutiva dei documenti fiscali, vi sono anche determinate normative per documenti quali cartelle cliniche, bilanci, fatture, libri contabili e libri paga.
La normativa in vigore ammette il procedimento dell’archiviazione documenti digitali, in quanto hanno una validità probatoria. Oltretutto, anche la conservazione elettronica dei documenti deve essere effettuate nel rispetto di regole specifiche.
L’archiviazione digitale documenti prevede però dei requisiti differenti rispetto ai documenti analogici e cartacei: ecco perché è fondamentale comprendere che la conservazione sostitutiva e l’archiviazione digitale dei documenti non sono la medesima cosa, anche se molto simili.
L’era digitale attuale ha permesso di effettuare molti cambiamenti, dove i documenti stessi sono differenti e per renderli validi è necessario rispettare determinati requisiti legali alquanto specifici.